Privacy Policy

PRIVACY BELEID

NEUVILLE BV BVBA

Het is voor ons belangrijk dat onze klanten ons moeiteloos kunnen vertrouwen. We maken er dan ook een punt van om de persoonlijke levenssfeer zo veel mogelijk te beschermen. Om ons werk zo goed mogelijk te kunnen uitvoeren en U een optimale service te kunnen aanbieden, verzamelen we bepaalde persoonsgegevens van onze klanten en gebruikers van onze diensten. Het spreekt voor zich dat we met deze gegevens heel voorzichtig omspringen, we beheren deze gegevens op een veilige en respectvolle manier.

Over welke gegevens het dan juist gaat, hoe lang we deze bijhouden en voor welke doeleinden kan U hieronder lezen in ons privacy beleid. Iedereen moet controle hebben over zijn eigen persoonsgegevens en daarom geven we iedereen de kans te beslissen welke gegevens zij met ons wil delen en welke niet.

Als boekhoudkantoor staan wij in voor de verwerking van heel wat gegevens. Wij zijn ons ervan bewust dat u vertrouwen in ons stelt. Wij zien het dan ook als onze verantwoordelijkheid om uw privacy te beschermen. Op deze pagina leest u welke gegevens we verzamelen als u de website en/of diensten van Neuville BV BVBA gebruikt, waarom we deze gegevens verzamelen en hoe we hiermee uw gebruikservaring verbeteren. Zo snapt u precies hoe wij werken.

De persoonsgegevens die wij verwerken kunnen betrekking op u hebben in uw hoedanigheid van klant van het kantoor, maar ook op u als zakelijke relatie van onze klanten.

Neuville BV BVBA respecteert de privacy van alle klanten en gebruikers van haar website en draagt er zorg voor dat de persoonlijke informatie die u ons verschaft vertrouwelijk wordt behandeld. Neuville BV BVBA handelt in overeenstemming met de Wet bescherming persoonsgegevens en vanaf 25 mei 2018 de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

 

1. Algemeen

Neuville bv is een bvba, gevestigd en kantoor te 8620 Nieuwpoort, Albert I laan 117 ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen met nummer 0420.339.107.

  

2. Verantwoordelijke voor de verwerking van de persoonsgegevens

De verantwoordelijke voor de verwerking van de persoonsgegevens is Neuville BV BVBA.
De verantwoordelijke is ingeschreven bij het Beroepsinstituut van Erkende Boekhouders en Fiscalisten (BIBF) onder erkenningsnummer: 202552

Voor alle vragen met betrekking tot de bescherming van persoonsgegevens, kunt u steeds terecht bij Neuville BV BVBA via brief op het bovenstaande adres of via e-mail: privacy@kantoor-neuville.be

3. Doeleinden van de verwerking van persoonsgegevens

Het begrip "verwerking" dekt onder andere het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, actualiseren, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verspreiden of op eender welke manier ter beschikking stellen, samenbrengen, combineren, archiveren, wissen en uiteindelijk vernietigen van persoonsgegevens.

Het kantoor verwerkt de persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

A.     Toepassing van de wet van 18 september 2017 tot voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme en tot beperking van het gebruik van contanten

1°     In toepassing van het artikel 26 van de wet van 18 september 2017 dient ons kantoor met betrekking tot onze klanten en hun lasthebbers de volgende persoonsgegevens in te winnen: de naam, de voornaam, de geboortedatum en - plaats en hun adres.

2°     In toepassing van het artikel 26 van de wet van 18 september 2017 dient ons kantoor betreffende de uiteindelijke begunstigden van de klanten volgende persoonsgegevens in te winnen: de naam, voornaam, de geboortedatum en - plaats en hun adres in de mate van het mogelijke.

B.     De op het kantoor rustende verplichtingen ten aanzien van de Belgische overheid, van buitenlandse overheden of van internationale instellingen in uitvoering van wettelijke of reglementaire verplichtingen, in uitvoering van een gerechtelijke beslissing of in het kader van de behartiging van een rechtmatig belang door o.a., doch niet uitsluitend,  de huidige en toekomstige fiscale (bv BTW listings, fiscale fiches) en sociale wetten noodzaken ons om in het kader van de opdracht waarmee we werden belast persoonsgegevens te verwerken.

De verwerking van deze persoonsgegevens is een wettelijke verplichting en zonder deze gegevens kunnen wij niet overgaan tot het aangaan van een zakelijke relatie.

C.     Uitvoering van een overeenkomst betreffende boekhoudkundige en fiscale diensten.

De verwerking van de persoonsgegevens betreft de gegevens van de cliënten zelf, hun personeelsleden, hun bestuurders en dergelijke, alsook van de andere personen die o.a. als klant of leverancier betrokken zijn bij de activiteit.

Zonder de verstrekking en verwerking van deze gegevens kunnen wij onze opdracht als boekhouder niet naar behoren uitvoeren.

  

4. Welke persoonsgegevens en van wie?

In het kader van de onder 3 vermelde doeleinden kan ons kantoor de volgende persoonsgegevens verwerken: voornaam, naam, e-mailadres, biometrische gegevens (kopie e-ID of paspoort), adres, ondernemingsnummer, nationaal nummer, telefoongegevens, naam vennootschap, adres, btw nummer, telefoongegevens, je taalvoorkeur, je geslacht en alle andere gegevens die je kenbaar maakt via sociale media, acties, mobiele applicaties...


 

In het kader van de aangiftes tot de personenbelasting via Tax-on-web worden ook volgende gegevens verwerkt: kinderen, lidmaatschap vakbond politieke organisaties, medische gegevens, gegevens familiale toestand, gezinssamenstelling, gegevens over familiale kwesties, gegevens over aankopen van (on)roerende goederen...

Het kantoor verwerkt de persoonsgegevens welke de betrokkenen zelf of hun aanverwanten hebben aangeleverd.

Het kantoor verwerkt ook persoonsgegevens die niet door de betrokkene zelf werden aangebracht zoals persoonsgegevens die door de cliënt worden aangeleverd betreffende zijn werknemers, bestuurders, klanten, leveranciers of aandeelhouders.

De persoonsgegevens kunnen ook afkomstig zijn van openbare bronnen zoals de Kruispuntenbank Ondernemingen, het Belgisch Staatsblad en de bijlagen ervan, de Nationale Bank van België (Balanscentrale) en dergelijke.

De gegevens worden slechts verwerkt voor zover noodzakelijk voor de onder punt 3 vermelde doeleinden.

De persoonsgegevens worden niet doorgegeven aan derde landen of internationale organisaties.

 

5. Ontvanger van gegevens

Overeenkomstig wat voorafgaat en behalve in de mate dat de mededeling van persoonsgegevens aan organisaties of entiteiten wiens tussenkomst als third service providers voor rekening en onder de controle van de verantwoordelijke vereist is om de voormelde doeleinden te verwezenlijken, zal het kantoor de in dit kader verzamelde persoonsgegevens niet meedelen, verkopen, verhuren of uitwisselen met enige andere organisatie of entiteit, tenzij u daar op voorhand van op de hoogte werd gebracht en hiermee uitdrukkelijk mee instemde.

Het kantoor doet een beroep op volgende third service providers:

  • Het kantoor maakt gebruik van een e-boekhoudsoftware en een bijhorend portaal;
  • Het kantoor doet een beroep op externe medewerkers voor het uitvoeren van bepaalde taken of specifieke opdrachten (bedrijfsrevisor, notaris...);
  • Het kantoor doet beroep op diverse sociale secretariaten:

Het kantoor kan alle maatregelen nemen die nodig zijn om een goed beheer van de website en van haar informaticasysteem te verzekeren.

Het kantoor kan de persoonsgegevens doorgeven op vraag van elke wettelijk bevoegde overheid, of zelfs op eigen initiatief indien ze te goeder trouw van oordeel is dat het doorgeven van die inlichtingen nodig is om aan de wetgeving en aan de reglementering te voldoen, of om de rechten of de goederen van het kantoor, van haar klanten, van haar website en/of van U te verdedigen en/of te beschermen.


 

6. Veiligheidsmaatregelen.

Teneinde, in de mate van het mogelijke, de ongeoorloofde toegang tot de in dit kader verzamelde persoonsgegevens te beletten, heeft het kantoor procedures op het gebied van veiligheid en organisatie opgesteld, welke betrekking hebben zowel op het verzamelen van deze gegevens als op hun bewaring. 

Deze procedures zijn tevens van toepassing op alle verwerkers waar het kantoor een beroep op doet.

Wij geven en/of verkopen geen persoonsgegevens aan derde partijen tenzij

  • aan onze rechtsopvolgers. In dat geval zullen wij alles in het werk stellen om de vertrouwelijkheid van uw persoonsdata te blijven waarborgen en zullen wij U voorafgaandelijk informeren indien uw persoonsdata zou worden onderworpen aan een andere privacy beleid.
  • dit vereist voor onze dienstverlening. Neuville BV BVBA werkt met programma's die beheerd worden door derde partijen. Die partijen werden zorgvuldig geselecteerd en gecontroleerd of zij de toepassing van de privacywetgeving respecteren. Derde partijen zijn bevoegd

-   uw persoonsdata te openen of te bewaren en deze te verwerken om te voldoen aan regelgeving, wettelijke procedures of verzoeken van overheidsinstanties

-   wij zo moeten handelen ingevolge een wettelijke verplichting

-   wij daarvoor jouw toestemming krijgen

 

7. Bewaringstermijn

7.1. Persoonsgegevens die wij moeten bewaren krachtens de Wet van 18 september 2017 (zie 2.A.)

Dit betreft de identificatiegegevens en het afschrift van de bewijsstukken omtrent onze cliënten, de interne en externe lasthebbers alsmede de uiteindelijke begunstigden van onze cliënten.

Deze persoonsgegevens worden, in overeenstemming met artikel 60 van de Wet van 18 september 2017, bewaard tot uiterlijk tien jaar na het einde van de zakelijke relatie met de cliënt of te rekenen vanaf de datum van een occasionele verrichting.

7.2. Andere persoonsgegevens

De persoonsgegevens van de andere dan hierboven vermelde personen worden slechts bewaard gedurende de termijnen zoals voorzien in de toepasselijke wetgeving zoals de boekhoudwetgeving, de fiscale wetgeving, de sociale wetgeving.

7.3 Na het verstrijken van de voormelde termijnen worden de persoonsgegevens gewist, tenzij een andere geldende wetgeving een langere bewaartermijn voorziet.

8. Rechten van toegang, rectificatie, vergetelheid, gegevensoverdraagbaarheid, bezwaar, niet-profilering en betreffende kennisgeving veiligheidsgebreken

8.1.  Betreffende de persoonsgegevens die wij moeten bewaren in toepassing van de Wet van 18 september 2017.

Dit betreft de persoonsgegevens van onze cliënten, de lasthebbers en de uiteindelijke begunstigden van de cliënten.

Ter zake dienen wij u te wijzen op het artikel 65 van de wet van 18 september 2017:

"Art. 65De persoon op wie krachtens deze wet de verwerking van de persoonsgegevens van toepassing is, geniet niet van het recht op toegang en de rechtzetting van zijn gegevens, noch van het recht om vergeten te worden, op gegevensoverdraagbaarheid of om bezwaren aan te voeren, noch van het recht om niet geprofileerd te worden, noch van kennisgeving van de veiligheidsgebreken.

Het recht op toegang van de betrokken persoon tot de persoonsgegevens die hem aangaan, wordt onrechtstreeks uitgeoefend, krachtens het artikel 13 van de voornoemde wet van 8 december 1992, bij de Commissie voor de Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer zoals ingesteld door artikel 23 van dezelfde wet.

De Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer deelt uitsluitend aan de verzoeker mede dat de nodige verificaties werden verricht en over het resultaat daarvan wat de rechtmatigheid van de verwerking in kwestie betreft.

Deze gegevens kunnen worden meegedeeld aan de verzoeker wanneer de Commissie voor de Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer, in samenspraak met de CFI en na advies van de verantwoordelijke voor de verwerking, enerzijds vaststelt dat de mededeling ervan niet vatbaar is voor bekendmaking van het bestaan van een melding van een vermoeden bedoeld in de artikelen 47 en 54, van de gevolgen die hieraan werden gegeven of van de uitoefening door de CFI van haar recht om bijkomende inlichtingen te vragen op grond van artikel 81, noch vatbaar is om de doelstelling van de strijd tegen WG/FT in het gedrang te brengen, en anderzijds vaststelt dat de betreffende gegevens betrekking hebben op de verzoeker en door onderworpen entiteiten, de CFI of de toezichtautoriteiten worden bijgehouden voor toepassing van deze wet."

Voor de toepassing van uw rechten inzake uw persoonsgegevens dient u zich dus te wenden tot de Gegegevensbeschermingsautoriteit (zie punt 9).

8.2. Alle andere persoonsgegevens

Voor de toepassing van uw rechten betreffende alle andere persoonsgegevens kan u steeds contact nemen met De heer Luc Neuville, privacy@kantoor-neuville.be.

8.3. Aanpassingen

Verwerking van persoonsgegevens kan evolueren doorheen de tijd ten gevolge van gewijzigde wetgeving, technische vooruitgang.... Indien nodig zal Neuville BV BVBA dan ook zijn privacy beleid aanpassen. Alle betrokken partijen zullen dan ook hiervan op de hoogte gebracht worden per mail of via de bestaande website.


  

9. Klachten

Inzake de verwerking van de persoonsgegevens door ons kantoor kan U een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit:

Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
Tel: +32 (0)2 274 48 00
Fax: +32 (0)2 274 48 35
E-mail: commission@privacycommission.be
URL: https://www.privacycommission.be

 

Door deze site te gebruiken, gaat u akkoord met het gebruik van cookies. Cookies kunnen worden beheerd in uw browser of de apparaatinstellingen.